最終更新日：2022年10月6日

2022年1月1日より改正電子帳簿保存法が施行されました。
しかし、2年間（23年12月31日まで）は宥恕（ゆうじょ）措置（従前のように紙で保存していても青色申告の承認取り消しはしない）がとられたため、現在準備中という事業者の方も多いと思います。
改正電子帳簿保存法はわかりにくいので、オンラインセミナーも多く開催されています。
ただ、システム会社が主催するセミナーは、システム導入が前提のケースが多い印象です。
自社がDXを推進する方針であれば良いですが、中小事業者にはコストが負担になるケースもあります。

今回は、コストをかけない改正電子帳簿保存法対策について、ざっくりと解説します。

【この記事を読んで得られること】

• 電子帳簿保存法には３つの区分がある？
• 電子取引データ保存のための要件とは？
• 小規模事業者にとって、一番簡単な電子取引保存への対応とは？

電子帳簿保存法とは？

３つの区分のイメージ

電子帳簿保存法とは、各税法で保存が義務付けられている帳簿・書類を電子データで保存するためのルール等を定めた法律です。
電子帳簿保存法には以下の３種類があります。
どの区分の話をしているのか、常に意識することが重要です。

３区分への対応

1. 電子帳簿等保存
   自己が電子的に作成した帳簿や書類をデータのまま保存
   帳簿（仕訳帳などの会計帳簿）、書類（決算関係書類、見積書、請求書、領収書等の控え）
   ⇒書面保存・電子データ保存は任意選択
   ⇒したがって、従来どおり書面のまま保存可能です。
   
2. スキャナ保存
   取引先から書面で入手した請求書等、取引先に書面で交付した請求書等の控え、をスキャンしてデータで保存
   ⇒書面保存・電子データ保存は任意選択
   ⇒したがって、従来どおり書面のまま保存可能です。
   
3. 電子取引
   取引先から電子データで入手した請求書等、取引先に電子データで交付した請求書等の控え、をデータのまま保存
   ⇒2022年1月1日より、電子データのまま保存が強制適用されます。
   （印刷した紙では保存不可です）

改正法では「３．電子取引」のみが強制適用です。
このため、「電子取引」にどのように対応するかがコスト削減のカギとなります。

次に、電子取引データ保存への対応について解説します。

電子取引データ保存のための要件とは

電子取引データを保存する際は、「可視性」及び「真実性」の要件を満たすことが要求されています。

可視性の要件

1. 電子計算機処理システムの概要を記載した書類の備付け
2. 見読可能装置（ディスプレイ・プリンタ）の備付け
3. 検索機能の確保

真実性の要件

「真実性の要件」を満たすには、次の４つのうちのいずれかを採択する必要があります。

1. タイムスタンプが付された後の授受
   ⇒　先方ですでにタイムスタンプが付された電子データを受領する場合です。
   タイムスタンプ自体があまり普及していないため、現実的ではありません。
2. 速やかにタイムスタンプを付す
   ⇒　自社でタイムスタンプを付す場合です。タイムスタンプを付与するシステムを導入する必要があります。
3. データの訂正削除の記録が残るシステム（又は訂正削除ができないシステム）を利用
   ⇒　データの削除・訂正履歴が残るシステムを導入する必要があります。
4. 訂正削除の防止に関する事務処理規程の備え付け
   ⇒　「訂正削除の防止に関する事務処理規程」を備え付け、訂正削除事由が発生した場合は、担当者に報告書を提出させる方法です。

上記４つを比較すると、「４．訂正削除の防止に関する事務処理規程の備付け」が最もコストがかかりません。

一番簡単な電子取引保存への対応

「可視性の要件」「真実性の要件」を満たした事例を国税庁がQ&Aで公表しています。
中小企業、特に小規模企業であれば、下記の対応で十分です。

【参考】国税庁「各種規程等のサンプル」

対応する税法は？

電子取引データ保存は、法人税（法人）、申告所得税（個人事業主）が対象です。
現状、消費税（個人事業主・法人ともに）では書面での保存が認められています。
しかしながら、法人税・申告所得税、消費税で運用を変えるのは非効率であり、電子取引に関しては、今後、電子インボイス化が進むのではないかと思われます。

まとめ

改正電子帳簿保存法の本格運用は、宥恕措置期間を終えた2024年1月1日からとなります。

しかしながら、2023年10月1日のインボイス制度施行直後（ブログ「インボイス制度による影響は？」）という時期を考えると、インボイス制度への対応と合わせて改正電子帳簿保存法への対応を進めていくべきです。また、今回はコストをかけない対応方法について解説しましたが、ある程度の規模の会社については、今一度会社の業務フローを見直しして、DXを推進する良い機会だと思います。

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